¿Cómo organizar una conferencia?

Contenido

• etapas
• Parte 1 Comience a planificar
• Parte 2 Organizando la conferencia
• Parte 3 Repara el contenido
• Parte 4 Publicidad

Las conferencias son una excelente oportunidad para reunir a las personas para intercambiar opiniones sobre los temas que comparten. A menudo, estos eventos tienen lugar en universidades, sectores económicos, grupos de comercialización o asociaciones religiosas. Si decide celebrar una conferencia, se dará cuenta de que el éxito está en primer lugar sujeto a la producción de una larga lista de cosas que hacer. De hecho, será necesario alquilar una habitación, enumerar a los participantes, obtener el equipo necesario, computadoras y también encontrar un servicio de restaurante para refrescos y comidas. Si tiene dudas, tome un descanso, respire hondo y no cuestione su capacidad para tener éxito en su proyecto. La clave está en una organización donde un hito es un solo objetivo. Además, deberá conocer constantemente el progreso realizado y el trabajo que queda por hacer.

etapas

Parte 1 Comience a planificar

1. 
   

   
   Comience temprano. El inicio de los preparativos debe realizarse al menos 8 meses antes, e incluso antes si hay muchos participantes, o si el propósito de la conferencia es complejo.
   • También recuerde que los comedores y servicios deben reservarse con meses de anticipación. Por otro lado, muchos participantes necesitarán algo de tiempo para organizar su viaje.

2. 
   

   
   Crea un comité. Será responsable de tomar todas las decisiones relacionadas con la conferencia. El uso de esta fórmula le dará la oportunidad de tener múltiples opiniones y revisar tantos detalles como sea posible antes de cerrar una pregunta.
   • Necesitará un coordinador que actúe como punto focal y tome todas las decisiones importantes. De hecho, dedicará casi todo su tiempo a avanzar el proyecto correctamente. Puede evitar el acoso y recurrir a un evento organizador si su presupuesto es suficiente.
   • Si ha tenido una conferencia similar anteriormente, intente que el mismo coordinador dirija el proyecto. Si no está disponible, haga un esfuerzo para obtener al menos los registros de preparación antes de comenzar su planificación.

3. 
   

   
   
   
   Escriba sus objetivos y su agenda. Esto es para definir claramente lo que quiere lograr organizando su conferencia. Este paso lo ayudará a tomar la decisión. Al conocer de antemano la naturaleza de lo que está tratando de pasar, estará más cómodo para progresar.
   • Si nunca ha hecho este trabajo, es mejor seguir un plan simple que sea fácil de implementar. Normalmente, la duración de la conferencia no debe exceder uno o dos días, con 250 a 300 participantes como máximo.

4. 
   

   
   Elige el lugar y la fecha. Incluso si aún no está listo para corregir estos elementos, deberá tener una idea sobre la duración de la conferencia.
   • Probablemente, tendrá limitaciones de fecha dependiendo de sus compromisos, pero generalmente se programa una conferencia para una determinada época del año y durante ciertos días de la semana. Por ejemplo, en Europa, este tipo de evento tiene lugar entre marzo y junio o septiembre y octubre. Para otros períodos, la participación pública puede estar restringida. Además, los días incluyen lunes y martes o jueves y viernes. Inspírese con los estándares seguidos en su industria antes de elegir su período.
   • La duración depende del número de participantes y los objetivos a alcanzar. Para una audiencia de 250 a 300 personas, planifique al menos 2 días completos.
   • En general, elegirá celebrar la conferencia en su ciudad. Sin embargo, debe tener en cuenta los servicios disponibles, como un aeropuerto, hoteles y habitaciones bien equipadas. Es mejor optar por una capital o una gran ciudad atractiva que los participantes estén tentados a visitar. Una persona vacilante puede decidir participar en una conferencia que tiene lugar en una región turística.

5. 
   

   
   
   
   Dar un título a la conferencia. Esto le facilitará la publicidad y la planificación. También podrá elegir su material y crear una presencia para la conferencia de redes sociales.
   • Elija un título que refleje los objetivos y / o la audiencia de la conferencia. Para tener una idea, revise los títulos de conferencias similares y haga su elección, sin sacrificar su originalidad.

Parte 2 Organizando la conferencia

1. 
   

   
   Establece tu presupuesto. No puede hacer nada si no sabe cuánto gastará en organizar la conferencia. De hecho, es suficiente distribuir esta cantidad entre los distintos puestos: el alquiler de una sala, el material y la remuneración de los profesores. Aplique su presupuesto escrupulosamente, y si delega algunas de sus responsabilidades, verifique que sus empleados respeten sus límites financieros.
   • El presupuesto puede reducirse si utiliza un patrocinador para patrocinar la conferencia. Te dará dinero, pero también tendrá algo que decir sobre el contenido. En general, incluirá intervenciones o un panel de expertos, y su nombre aparecerá en los carteles con su propio logotipo. A cambio, tendrá la ventaja de recibir dinero por adelantado, lo que le permitirá avanzar en sus preparativos. Los patrocinadores pueden ser líderes empresariales locales o filántropos, dependiendo del propósito de la conferencia.

2. 
   

   
   Establecer precios de entradas y métodos de comercialización. La participación en algunas conferencias es gratuita. Para otros, el precio es exorbitante. Al fijar el suyo y la fecha de venta de boletos, deberá tener en cuenta ciertos factores.
   • ¿Cuál es el costo de organizar la conferencia? Si se trata de una reunión local modesta, este costo será mínimo o incluso cero. Por lo tanto, es bueno optar por la participación gratuita. Otro método es no cobrar a los interesados. Los otros participantes deberán pagar una pequeña tarifa para cubrir los costos de la organización.
   • En general, para asistir a una conferencia que dura varios días o que incluye comidas, debe pagar tarifas de inscripción que van desde unas pocas decenas hasta cientos de euros, dependiendo de la naturaleza de la conferencia.
   • A veces el precio depende de la situación profesional de los participantes. Por ejemplo, los estudiantes o miembros de la asociación anfitriona pagan menos que el resto del público por una conferencia universitaria.

3. 
   

   
   Elige el lugar. Al considerar posibles ubicaciones, no olvide la cantidad de participantes, servicios, áreas de estacionamiento, proximidad al transporte público, aeropuertos y hoteles. Su objetivo es encontrar un lugar que permita a los participantes acceder a él lo más fácilmente posible.
   • Averigüe si su ciudad tiene un centro de convenciones o si hay un hotel con salas de reuniones. Para una pequeña conferencia, puede organizarla en una iglesia o centro comunitario.

4. 
   

   
   Designar un equipo de recepción. Si ha elegido una institución especializada en la organización de conferencias, simplemente lleve al personal. Él conoce bien su trabajo y podrá brindarle la asistencia necesaria si es necesario.
   • Algunos establecimientos tienen un organizador de eventos que puede ayudarlo. Incluso si el servicio está pagando, puede ser interesante beneficiarse de él, aunque solo sea no estar continuamente en incumplimiento durante semanas.

5. 
   

   
   Configura el menú. Recuerde, los participantes no querrían pasar sus días sin una comida decente, y la mayoría de ellos no saben qué hay disponible en las instalaciones. Puede elegir entre el restaurante del lugar, si existe, y un servicio de catering al aire libre que ofrece desayuno, almuerzo y refrigerios.
   • Tenga en cuenta que algunos participantes pueden tener alergias, restricciones o preferencias que pueden complicar la selección del menú. Un proveedor experimentado puede ofrecer menús vegetarianos o platos sin gluten, comida kosher, sin nueces, etc.

6. 
   

   
   Insistir en una inspección. Cuando todo esté listo, no deje nada al azar y haga una verificación final antes de la apertura de la conferencia.
   • Vaya al lugar de la conferencia el día anterior y conozca al personal. Verifique que todo esté en su lugar, y posiblemente ajuste los últimos detalles sin respuesta.

Parte 3 Repara el contenido

1. 
   

   
   Arregla el programa. Ya conoce el título y el propósito de la conferencia, pero aún debe especificar su curso. Hay varios tipos de conferencias, y cada rama de actividad trata el tema a su manera. Si no está seguro de cómo proceder, siga una fórmula estándar.
   • Comience con el tema principal o un discurso de apertura. Por lo general, la tarea se asigna a una celebridad en el campo, que hace una presentación o pronuncia un discurso. Por lo tanto, trate de persuadir a un orador conocido para que asuma este rol. La sesión inaugural se puede celebrar temprano en la noche y terminar con una cena. También se puede programar temprano en la mañana del primer día de la conferencia.
   • El siguiente día o días se dividirán en sesiones más cortas. El contenido de estas sesiones lo determinan los participantes, quienes hacen propuestas por escrito, pero también puede organizar talleres, proyecciones de video u otras actividades. Dependiendo del número de participantes, tiene la posibilidad de tener una sola sesión, es decir, una sesión plenaria o varias sesiones concurrentes, animadas por diferentes grupos, entre los cuales los participantes pueden elegir.
   • Finalice la conferencia con una sesión de clausura en la que invitará a un orador cautivador o desafiará a los participantes.

2. 
   

   
   Elige el tipo de tus sesiones. Este tipo depende de los estándares aplicados en su industria. Puede elegir entre conferencias, talleres, presentaciones sobre nuevas prácticas o trabajos en progreso, o una revisión del estado actual de la profesión. Las sesiones también pueden ser interactivas o abiertas a los participantes que deseen hacer una presentación.
   • La naturaleza de sus sesiones tendrá un impacto en la publicidad que hará para la conferencia. Por lo tanto, configure con anticipación el contenido que considere más adecuado para el público objetivo.
   • La duración de una sesión puede variar de 45 minutos a 3 horas, dependiendo del tema y la cantidad de hablantes.

3. 
   

   
   Examine la oportunidad de agregar otras actividades. Para tener éxito en su conferencia, es mejor incluir en el programa otros eventos importantes.
   • Puede reservar tiempo para tratar con la organización del negocio o la concesión de recompensas.
   • También es posible proporcionar comidas, o pedir a los participantes que traigan las suyas, solo en caso de que la participación sea gratuita.De hecho, las tarifas de registro deben cubrir al menos una comida. También puede planificar un descanso al mediodía y dejar que los participantes coman en los restaurantes cercanos si la conferencia es en la ciudad.
   • Examine la posibilidad de proporcionar a los participantes actividades de ocio, como visitar la ciudad, ir al teatro, un concierto o ver una película. En algunos sectores, estas actividades relacionadas son parte de una conferencia, mientras que en otros se consideran desplazadas.

Parte 4 Publicidad

1. 
   

   
   Lista de los participantes. Hay varios tipos de conferencias: académicas, religiosas o profesionales, cada una con una audiencia particular. Antes de comenzar, debe tener cuidado de elegir un tema boyante.
   • Si solo se dirige a unas pocas personas, como empleados o miembros de su iglesia, la publicidad de su conferencia es casi inmediata. Un simple correo electrónico o dos más un anuncio en el boletín o en las reuniones de trabajo deberían ser suficientes para llamar la atención de los interesados.

2. 
   

   
   Invita a líderes de tu industria. Necesitará un orador confirmado para facilitar la sesión de apertura y convencer a los participantes.
   • Cuando esté seguro de la participación de personas de buena reputación, podrá incluir esta información en la documentación y los materiales publicitarios de la conferencia.

3. 
   

   
   Crea un sitio web. Hoy en día, establecer una plataforma digital se ha vuelto necesario para garantizar el éxito de un evento. Elija un nombre de dominio que contenga o refleje el título de la conferencia. Publique información importante y no olvide incluir la dirección del sitio web en materiales impresos y carteles publicitarios.
   • Indique también la fecha, hora y dirección de la sala de conferencias y los nombres de los oradores principales. También puede incluir información sobre transporte, opciones de alojamiento y el programa si está listo.
   • Más tarde, podrá crear un enlace para un registro en línea.

4. 
   

   
   Comience una campaña publicitaria. Comience lo suficientemente temprano, incluso antes de un año, para que los participantes tengan tiempo de presentar sus propuestas. Sin embargo, su enfoque dependerá del tamaño de la conferencia y la naturaleza de la audiencia a la que se dirige. Determine dónde los posibles participantes recopilan su información. Aquí hay algunas posibilidades a considerar:
   • redes sociales como la página y la página de Facebook de la organización patrocinadora,
   • Listservs y direcciones de correo electrónico,
   • blogs de negocios, revistas, boletines y periódicos,
   • carteles, folletos u otro material publicitario enviado a los grupos, organizaciones o empresas interesadas.

5. 
   

   
   Lanzar una convocatoria de propuestas. En su material publicitario, deberá incluir una convocatoria de participación en la conferencia o una convocatoria de propuestas. Estas llamadas incluyen individuos o grupos que desean presentar documentos, crear un panel de expertos o dirigir un taller.
   • Dependiendo de su industria, es posible que desee imponer una serie de palabras que no se deben exceder. En el ámbito universitario o para pequeñas conferencias, los organizadores también solicitan un resumen de unos cientos de palabras. En reuniones más grandes, se solicita la totalidad de la intervención.

6. 
   

   
   Comience la fase de registro. Es preferible que los participantes puedan registrarse antes de la conferencia, incluso con unos meses de anticipación para evaluar más fácilmente la importancia de la asistencia.
   • Comience un registro en línea a través del sitio de la conferencia. Si no tiene suficiente experiencia, puede usar un servicio pago especializado como "inscript" que recibirá los registros por usted, los clasificará y se los enviará por medios convencionales.
   • También ponga a disposición de los participantes un número de teléfono y un fax para proceder al registro, y acepte pagos con tarjeta de crédito.
   • Si no desea un teléfono o registro en línea, desarrolle un formulario y publíquelo en el sitio de la conferencia como un documento PDF. Los participantes podrán descargarlo, completarlo y enviárselo por correo.
   • Para alentar la inscripción temprana, ofrezca un descuento a quienes se inscriban un mes o más antes de la fecha de la conferencia. El precio será un poco más alto para los participantes que se registren unos días antes de la conferencia o el día de la apertura.