Cómo recibir una llamada

Contenido

• etapas
• Método 1 Contesta el teléfono mientras estás en el trabajo
• Método 2 Contesta el teléfono en privado
• Método 3 Responde una llamada telefónica desde un número desconocido

Saber contestar el teléfono es una habilidad importante en la vida. En circunstancias profesionales, como recibir una llamada comercial o una llamada de un posible empleador, se requiere un método de saludo más formal. Si recibe una llamada de un amigo, un amante o un miembro de la familia, tenderá a responder de una manera más simple y natural. Si recibe una llamada de un número desconocido, deberá utilizar una técnica probada y tener precaución.

etapas

Método 1 Contesta el teléfono mientras estás en el trabajo

1. 
   

   
   Se profesional. Cuando recibe una llamada al servicio, no siempre puede saber quién está al otro lado de la línea. Responder profesionalmente lo ayudará a comenzar la conversación.
   • Cuando dudes, solo di "hola, es Carl al teléfono".
   • Incluso si sabe quién es la persona que llama, ¡puede ser su jefe llamando desde el teléfono de uno de sus colegas! Respondiendo diciendo "sí, ¿qué? Dará una impresión negativa o extraviada en exceso sobre usted.

2. 
   

   
   Concéntrate en la conversación. Muéstrate absolutamente presente. Detenga todo el trabajo y tómese un breve momento para prepararse.
   • Exprese en su rostro la expresión que desea proyectar antes de aterrizar. Esto hace la diferencia: ya sea que esté sonriendo, frunciendo el ceño o llorando, su interlocutor lo sentirá a través del tono de su voz.
   • Evite navegar por Internet o distraerse durante la llamada. Si no está presente, el interlocutor podrá sentirlo.

3. 
   

   
   
   
   Siempre preséntate a ti mismo. En los negocios, es apropiado responder una llamada telefónica diciendo su nombre y el de su empresa: "Hola, gracias por llamar a la empresa XYZ. Yo soy Carl ¿Qué puedo hacer por ti? "
   • Si es una llamada interna y lo sabe, puede responder dando el nombre de su departamento y su nombre en su lugar: "Hola, usted está en el departamento WebDevCarl por teléfono. ¿Qué puedo hacer por ti hoy? Esto le permitirá a su interlocutor saber que se ha dirigido a la persona adecuada y que usted está listo para ayudarlo. Hablar con un tono amigable y amigable hará que la conversación sea más placentera para cada uno de ustedes.
   • En la mayoría de los servicios, hay reglas para recibir llamadas que todos los empleados deben seguir. Siempre muestre sinceridad, incluso si se ve obligado a seguir estúpidamente las instrucciones, porque el cliente podrá distinguir si es realmente entusiasta o si solo está leyendo las instrucciones: "Bienvenido a la línea telefónica de Buena hamburguesa, la casa de la buena pastelería! Sonará ridículo si no lo dices con convicción.

4. 
   

   
   
   
   Responda con suficiente propiedad. Muéstrate paciente, respetuoso y convincente. Haz tu mejor esfuerzo para hacerte útil. Intenta no hablar de manera excesivamente casual hasta que sepas quién está en la línea.
   • Si la otra persona no aparece, diga: "¿Puedo averiguar quién está hablando por teléfono? Es importante saber quién llama en caso de que necesite contactarlo nuevamente o transferirlo a otra línea. Esta actitud también le permite a la persona sentir que él o ella están siendo tratados personalmente y, por extensión, que él o ella es especial. Es importante crear relaciones profesionales positivas con personas que lo llaman más de una vez.
   • Intenta no ser grosero, incluso si te sientes frustrado. Recuerde que en los negocios, sus palabras y acciones reflejan directamente la imagen de su negocio. Si da una mala imagen de su negocio, lo estropeará y sus gerentes no lo aceptarán.

5. 
   

   
   Prepárate para recibir uno. Si alguien llama para hablar con su gerente o colega, pero usted es la única persona disponible para recibir a esta persona en este momento, pregúntele cortésmente quién está hablando por teléfono y pídale que diga lo que está llamando. Escuche atentamente y escriba la mayor cantidad de información posible:
   • Si la persona que está tratando de contactar no está disponible, dígale: "Lo siento, pero el Sr. O'Halloran no está disponible en este momento". ¿Te gustaría dejarle uno? "
   • Asegúrese de registrar el nombre de la persona, el número de teléfono y el asunto de su llamada. Evalúe la urgencia de la llamada: ¿cree que la persona que llama necesita asistencia en las próximas dos horas o solo en una semana? Si se trata de una llamada urgente, será necesario resolver el problema de la manera más rápida y eficiente posible, así que asegúrese de continuar lo antes posible.

6. 
   

   
   Tenga cuidado con las llamadas que tienen como objetivo recopilar información. Si no reconoce quién llama y solicita información sobre usted u otras personas, tenga cuidado de no dar demasiada información sobre cómo funciona su negocio internamente.
   • Incluso si el interlocutor da su nombre y el nombre de su compañía, debe tener cuidado a menos que sea un contacto confiable. Si tiene dudas, ponga la llamada en espera por un minuto y pídale consejo a un colega: "¿Hemos trabajado con una persona llamada Dave Neal antes? Él hace muchas preguntas sobre nuestros procedimientos y nuestra capacidad y quiero asegurarme de que puedo confiar en él ".
   • En los negocios, debe decir: "Lo siento, señor o señora. De acuerdo con la regla de la compañía, no estoy autorizado a dar esta información. ¿Puedo saber el propósito para el que busca esta información? Luego, saca tu análisis.

Método 2 Contesta el teléfono en privado

1. 
   

   
   Saluda a quien llama. Si sabes quién llama, considerando su identidad y experiencia, salúdalo como lo harías si estuvieras frente a ella. Si no conoce a la persona que llama, responda más formalmente y espere a que diga el tema de su llamada.
   • Como estándar, saludo internacionalmente reconocido: diga "allo? Responda con una ligera inflexión al final de su saludo, como si estuviera haciendo una pregunta. El término "allo? Llevará al interlocutor a responder y, en la mayoría de los casos, continuará diciéndole el propósito de su llamada.
   • Si la persona que llama es un amigo, salúdelo casualmente: "¡Hola, Tom! Cómo estás ? "
   • Si la persona que llama es un gerente, un conocido o un posible empleador, salúdelos de una manera más formal pero familiar: "Buenas tardes, Sr. Lynch, ¿cómo está?" "
   • Si no conoce a la persona que llama, limítese a un simple "allo"? "

2. 
   

   
   Después de decir "hola? ", Espera la respuesta del interlocutor. Esta forma de comenzar la conversación anima a su interlocutor a presentarse. Mira el siguiente ejemplo. Lo que necesitas decir se anota en grasa y lo que el interlocutor debe decir en cursiva :
   • Hola
   • Hola Carl soy Tom.
   • ¡Oh hola Tom! Qué hay de nuevo ?
   • Solo llamo para ver si estará disponible más tarde. Pensé en sugerirte que veas la nueva película de Star Wars.
   • Sí, estoy listo para ver la película Star Wars!

3. 
   

   
   Personaliza tu saludo. Una vez que haya adquirido más experiencia en responder llamadas telefónicas, puede comenzar a crear sus propios patrones de saludo y frases específicas que puede usar una y otra vez.
   • Recuerde identificarse a través de su saludo: "hola, es Carl" o "Carl en el teléfono".
   • Piense en experimentar con variaciones familiares del saludo "hola? "Hola" o "hola" o "cuco, ¿qué pasa?" O "hola, ¿cómo estás?" Estos saludos familiares son más apropiados entre amigos y conocimientos no profesionales.

4. 
   

   
   Diseña una voz para los tiempos en que estarás lejos. Cualquiera que sean sus amigos, padres o empleadores puede caer en su contestador automático, así que asegúrese de que su voz sea cortés y concisa. Evite las voces que no son bromas o bromistas a menos que esté absolutamente seguro de que solo sus amigos lo llamarán.
   • Di: "estás en el contestador automático de Carl. Lo siento, no puedo responderte ahora. Deja uno y te responderé lo antes posible.
   • Piense en diseñar una familia vocal en caso de que esté usando un teléfono familiar. Diga: "Hola, esta es la familia Rogers. Lamentamos no poder responderle en este momento, pero deje uno y lo llamaremos lo antes posible. Haga grabaciones divertidas de las voces de todos los miembros de la familia. Intente que toda la familia hable en coro o haga que cada miembro de la familia le cuente a una parte de la familia.
   • Recuerde solicitar directamente la información de la persona que llama, en lugar de simplemente pedirle que deje un: "Por favor, deje su nombre, su número de teléfono y el asunto de su llamada y le devolveré la llamada lo antes posible ". Aplicar este enfoque más específico puede parecer más apropiado para un número de teléfono en el que espera recibir muchas llamadas de negocios.

Método 3 Responde una llamada telefónica desde un número desconocido

1. 
   

   
   Considera a la persona que podría llamarte. Si está esperando una llamada de alguien (un nuevo conocido, una organización o un posible empleador), responda el teléfono con eso en mente. Calcule para saber si esta situación requiere un saludo un poco más formal o un poco menos formal, sin embargo, manténgase formal, porque nunca se sabe.
   • Responda cortésmente y de una manera menos formal, en este caso. Un simple "allo? Sería apropiado No necesita informar de inmediato. Si la persona que lo llama sabe o ve su nombre en una tarjeta, le preguntará: "¿Puedo hablar con Carl? "
   • Si la llamada aparece como como desconocido o enmascarado, no te sientas obligado a responder. Responda, si lo desea, o simplemente espere para ver si la persona que llama dejará una voz. Siempre puede devolver la llamada, en caso de que sea una llamada importante.

2. 
   

   
   Cuidado con las bromas. Si responde la llamada y descubre que en realidad es una llamada ridícula o agresiva, puede ser una broma. Algunas bromas son vulgares y obvias, mientras que otras intentarán engañarte para que pienses que esta es una llamada legítimamente importante. Trata a los bromistas como lo harías con los acosadores: si te mantienes en línea y juegas, los alentará. Sin embargo, aún sería útil permanecer en línea y jugar el juego, en caso de que te dé una idea de quién está llamando. Algunas empresas de telecomunicaciones de EE. UU. Ofrecen un servicio de detección de llamadas: si marca * 69 después de colgar, un servicio de llamada automática le dará toda la información pública sobre el último número que lo llamó.

3. 
   

   
   Cuidado con los telemarketers. Si responde una llamada telefónica desde un número desconocido y la persona del otro lado comienza a hacerle preguntas sobre usted, es posible que estén buscando una manera de sacarlo del teléfono dinero.
   • Los telemarketers llaman a docenas de personas todos los días y la mayoría de estas personas no están interesadas en lo que venden. No se avergüence de decir: "gracias por llamar, pero no estoy interesado. Te deseo un buen dia ! Luego puede colgar para no perder su tiempo ni el de ellos.
   • Si no desea recibir más llamadas de esta compañía en particular, solicite al telemarketer que ponga su número en su "lista negra". La mayoría de las empresas tenderán a cumplir con su solicitud y dejarán de molestarlo.
   • Si está interesado en lo que ofrece el telemarketer, puede permanecer en línea y escucharlo. Recuerde, cuanto más tiempo permanezca en línea, ¡más quiere vender productos!
   • Si le solicitan información sobre usted u otra persona de su familia, pregúnteles sobre su nombre y el nombre de su negocio antes de decirles nada. ¡Lo último que debe hacer es proporcionar demasiada información a los vendedores telefónicos! Si sospechan o no quieren decir quiénes son, recuerde que no tiene que seguir hablando con ellos.