Cómo escribir una carta de confirmación de empleo

Contenido

• etapas
• Parte 1 Prepararte para escribir la carta
• Parte 2 Escribir una carta de confirmación de empleo

Una carta de confirmación de empleo es un documento oficial que el empleador suele enviar a otra institución para validar el historial laboral de un empleado. En general, esta correspondencia se requiere cuando una persona solicita un préstamo, intenta alquilar una propiedad o solicita un nuevo puesto. Dicha carta también es necesaria para verificar un historial de trabajo. Al escribir una carta de confirmación de empleo, debe presentarse, proporcionar información precisa sobre los deberes del empleado y confirmar el empleo. Recuerde usar membrete oficial, asegúrese de proporcionar su información de contacto y firmar la carta. Lo invitamos a continuar leyendo para familiarizarse con la forma de escribir una confirmación completa y precisa de la carta de empleo.

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Parte 1 Prepararte para escribir la carta

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   Determine por qué quiere escribir una carta de confirmación de empleo. Su contenido y estilo pueden variar según el destinatario de la carta. Si es una institución financiera, es mejor adoptar un estilo formal. Probablemente necesitará incluir información financiera, como salarios, comisiones, aumentos y bonificaciones. Por otro lado, si la carta se refiere a un empleado que solicita un nuevo trabajo, puede escribirla de manera amigable y omitir la información financiera.
   • Al comprender el propósito y el alcance de la carta, podrá escribir un documento que satisfaga con precisión las necesidades del destinatario.

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   Identifique la mejor persona para escribir la carta. En general, esta carta está escrita por el empleador en nombre del empleado. En este caso, es el empleado quien le pide, en su calidad de empleador, que le emita un certificado de trabajo para un propósito específico. Por otro lado, también es posible que un empleado describa la carta en sí. En esta situación, el empleado escribe la carta y luego le pide al empleador que la firme. Este puede modificarlo si es necesario. Pero, en términos generales, corresponde al empleador escribir la carta en nombre del empleado y no al revés.
   • Si le escribe una carta a uno de sus empleados, puede personalizarla según sus estándares y controlar el contenido. Además, la carta tendrá más peso porque usted es el autor, como empleador. Sin embargo, es hora de completar esta tarea. Como empleador, probablemente tendrá un horario ocupado. Por otro lado, escribir estas cartas puede ser tedioso. Sin embargo, debe reconocerse que, en general, la confirmación de las cartas de empleo es breve. Como resultado, la escritura no tomará mucho tiempo, especialmente si ha escrito tales cartas antes.
   • Si escribe su propia carta como empleado, elegirá más fácilmente la información para revelar al destinatario. Además, no necesitará contarle a su empleador sus ideas sobre el tema. Además, escribir su propia carta puede liberarlo de cualquier presión en relación con los plazos para preparar la carta. En otras palabras, su jefe estará feliz porque no escribirá la carta por usted. Sin embargo, todavía tendrá que firmarlo y puede ser reacio a hacerlo, dado lo que ha escrito. Si este es el caso, probablemente tendrá que volver a escribir la carta y perder el tiempo o pedirle al empleador que la escriba por usted.

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   Reúna la información requerida. Cuando conozca al destinatario, deberá reunir los elementos necesarios para escribir la carta en su totalidad.
   • Si usted es el empleador, considere entrevistar al empleado para determinar el contenido de la carta. En particular, deberá especificar la información del destinatario, el propósito de la carta, los puntos que se incluirán y la fecha de envío.
   • Si usted es el empleado y tiene que escribir la carta usted mismo, tendrá toda la información necesaria, incluso si primero tiene que discutirla con su empleador para averiguar qué espera de esta carta. Esto lo ayudará a escribir una carta que cumpla con los requisitos de su empleador y no causará ningún problema al firmar.

Parte 2 Escribir una carta de confirmación de empleo

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   Use un membrete de la empresa. Para describir su carta, siempre lleve un papel con el jefe oficial de la compañía. Si usted es el empleador, intente aplicar esta regla automáticamente. Si es un empleado, debe pedirle a su jefe que use un membrete de la compañía. Una carta escrita en dicho papel será más formal y alentará al destinatario a confiar en el contenido.
   • Si no tiene un membrete, puede crear uno usando su computadora. Laúd debe incluir el nombre de la empresa, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. También debe contener información sobre el autor de la carta, su función y la fecha en que se escribió la carta.

2. 
   

   
   Sea específico ingresando la dirección del destinatario. Si sabe su nombre, envíele la carta directamente. De no ser así, indique la dirección de la empresa al mencionar el propósito de la carta.
   • Por ejemplo, si conoce la dirección y el nombre del destinatario, ingréselos debajo del encabezado. Luego continúe con un formulario de llamada como "costoso".
   • Si no conoce el nombre del destinatario, envíe la carta a uno de los departamentos de la empresa, indicando el objeto en una línea. Por ejemplo, si ingresa a una institución financiera para obtener un préstamo para empleados, puede enviar la carta a la sucursal local de esa institución. Puede indicar el propósito de la carta con una frase como "carta de confirmación de empleo para obtener un préstamo".

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   Preséntese. Dedica el primer párrafo de tu carta a explicar quién eres y cuál es el propósito de la carta. Debe indicar su posición, su antigüedad en la empresa y la duración de su relación con el empleado. Incluso si usted es el empleado, escribirá la carta desde el punto de vista de su empleador, ya que es él quien la firmará.
   • Por ejemplo, podría escribir: "Mi nombre es Robert Martin y soy el Director de Ventas y Marketing de ABC. Llevo 12 años trabajando para esta empresa. Conozco al empleado desde hace siete años y he sido su gerente de línea directa durante tres años.

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   Confirmar el empleo de la parte interesada. En la siguiente sección, resumirá la función del empleado dentro de la empresa. En particular, indicará las fechas del turno del empleado en las diversas funciones que ha desempeñado, su cargo actual en la empresa, si forma parte del personal temporal o permanente y aún ejerce. Es en este párrafo que incluirá la información financiera del empleado, si es necesario.
   • Aquí hay un ejemplo de lo que puedes escribir. "Confirmamos que el empleado ha estado con la Compañía ABC durante siete años, a partir del 7 de septiembre de 2003. Ha sido asistente de ventas permanente desde el 7 de enero de 2011".
   • Aquí hay otro ejemplo. "Por la presente certificamos que el empleado ha trabajado para ABC Company durante siete años, del 7 de septiembre de 2003 al 7 de enero de 2011. Durante ese tiempo, ocupó el cargo de Asistente de Gerente de Ventas a tiempo completo. y recibió un salario anual de € 65,000. "

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   Resumir las tareas de la parte interesada. En este párrafo, describirá los deberes del empleado dentro de la empresa. Esta información será muy útil si escribe una carta sobre alguien que solicita otro trabajo. Aunque una carta de confirmación de empleo es diferente de una carta de recomendación, siempre es bueno incluir apreciaciones favorables al tema. Esto mejorará su reputación como empleador y ayudará a su empleado a encontrar un nuevo trabajo, propiedad o préstamo.
   • Aquí hay un ejemplo de este párrafo. "En ABC Company, el empleado fue inicialmente responsable de la venta de radiadores en Provenza. Ocupó un puesto directivo y fue responsable de un equipo de siete a nueve personas. Sus responsabilidades incluían garantizar la satisfacción del cliente, procesar sus reclamos e informar trimestralmente a la oficina central de la compañía sobre las tendencias de ventas en su región. "

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   No comunique información sensible o ilegal sobre el empleado. La mayoría de los países tienen leyes sobre la naturaleza de la información que una empresa puede divulgar sobre sus empleados a un posible empleador. Algunas regulaciones le permiten proporcionar información sobre un empleado solo con su consentimiento. Otros no ofrecen prácticamente ninguna oportunidad para que un empleador revele nada sobre sus empleados, siempre que sean honestos y de buena fe. Antes de revelar información confidencial, revise las leyes de su país al respecto. Para obtener más muestras, visite este sitio web.
   • Por ejemplo, en Alaska (EE. UU.), Un empleador puede proporcionar información sobre el desempeño laboral. No será responsable hasta que divulgue, a sabiendas o intencionalmente, información falsa o engañosa o información que viole los derechos civiles del empleado.
   • Otro ejemplo lo da el estado de Connecticut, donde el empleador puede revelar cualquier información veraz.

7. 
   

   
   Entregue sus datos al destinatario. El último párrafo de su carta debe contener información sobre la información de contacto del empleador. Es necesario incluir esta información para permitir que el destinatario se comunique con usted en caso de necesidad. Asegúrese de especificar que el destinatario puede hacer esto.
   • Aquí un ejemplo. "Si tiene alguna pregunta o desea más información, no dude en llamarme al (555) 555-5555 o escribirme a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected]. "

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   Firme la carta y envíela. Una vez que su carta esté completa, debe cerrarla y firmarla. Puede dárselo directamente a la parte interesada o enviárselo al destinatario.
   • Concluya su carta con una cortesía, por ejemplo: "Le ruego que adore, señora, mis mejores deseos".
   • Siempre firme su carta con su firma oficial y su posición dentro de la empresa.
   • Asegúrese de hacer las verificaciones adecuadas y de sellar los sellos oficiales de acuerdo con los estándares que su empresa aplica para este tipo de carta.