Cómo organizar tu tiempo de manera efectiva

Contenido

• etapas
• Parte 1 Evalúa la gestión actual de tu tiempo
• Parte 2 Evita las distracciones
• Parte 3 Usa tu tiempo de manera efectiva

Todos han escuchado a alguien quejarse de que no hay suficientes horas en el día para hacer todo lo que tienen que hacer. Algunos consejos básicos para organizar y administrar su tiempo pueden ayudarlo a aprovechar al máximo su tiempo. Al aprender a organizar su tiempo de manera efectiva, podrá lograr muchas más cosas.

etapas

Parte 1 Evalúa la gestión actual de tu tiempo

1. 
   

   
   Observa tus actividades diarias. Mire lo que hace todos los días y observe las diferentes formas en que pasa su tiempo. Te sorprenderá ver cuánto tiempo pierdes en el día cuando lo comparas con el tiempo que pasas haciendo lo que tienes que hacer.
   • No olvides notar las actividades más inútiles, por ejemplo, cuando preparas tu desayuno, cuando haces las tareas del hogar, cuando te duchas, etc.

2. 
   

   
   Escriba todas sus actividades en un cuaderno. Una vez que haya observado todas sus actividades y haya estimado cuánto tiempo pasa haciéndolas, escríbalas en un cuaderno. Ponga toda la información en el mismo cuaderno, porque podrá identificar más fácilmente los patrones que se repiten y las veces en que pierde tiempo si los ve todos en la misma página.
   • No recuerde nada y anote claramente cada entrada en el cuaderno. No agrupe eventos separados en una sola entrada, no subestime las tareas menores y escriba las horas exactas al evaluar cómo se descompone su día.
   • Puede ser útil agrupar ciertas actividades en categorías. Por ejemplo, puede notar tareas domésticas azules, actividades de trabajo rojas y pasatiempos en negro. Esto te ayudará a visualizar mejor cómo pasas tu tiempo.

3. 
   

   
   
   
   Evalúa tu tiempo. ¿Pasas una hora sin hacer nada? ¿Dos horas para decidir dónde comer? ¿Ocho horas para navegar por Internet? Encuentre plantillas que le digan cómo gasta su tiempo y determine qué actividades son necesarias y qué actividades no son necesarias.
   • ¿Estás perdiendo tiempo porque no tienes control sobre ti mismo? ¿Pones las cosas con demasiada frecuencia durante la noche? ¿Aceptas demasiada responsabilidad? Estas son preguntas que debe hacerse mientras evalúa cómo pasa su tiempo.
   • Puede darse cuenta de que divide su día de una manera que no tiene sentido. Por ejemplo, puede que no sea aconsejable trabajar media hora antes de pasar diez minutos haciendo cosas sin importancia antes de volver a trabajar durante media hora. Estará más concentrado y productivo si trabaja durante una hora y se ocupa de las cosas menos importantes más adelante.
   • Es mejor que abordes tus tareas desglosándolas. Este método le pide que asigne una cierta cantidad de tiempo a una sola tarea sin distraerse.

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   Piensa en los ajustes. Ahora que sabe exactamente lo que está haciendo en su tiempo, comience a hacer ajustes activos en su horario. Asegúrese de identificar las áreas que no puede reducir. No es porque algo lleva mucho tiempo, es tiempo que desperdicias.

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   Encuentra lo que está mal. Si pasa tres horas al día enviando documentos de trabajo, es poco probable que pueda reducir la cantidad de tiempo que dedica a esta actividad. Sin embargo, si envía cuatro o cinco miembros del personal entre trabajos, es posible que pueda reducir la cantidad de tiempo que dedica a esta actividad.

6. 
   

   
   Cambia tus hábitos. Cualquiera sea su problema con la gestión de su tiempo, siempre hay una solución. Una vez que haya encontrado el tiempo que pierde su tiempo o la forma en que debe pasar su tiempo, deberá hacer un esfuerzo concertado para cambiar sus hábitos de gestión del tiempo.
   • Si pasa demasiado tiempo haciendo tareas domésticas o preparándose para comer, considere contratar a un ama de llaves o un cocinero. Para algunas personas, su tiempo vale más que su dinero.
   • Puede pasar buena parte de su día navegando sin rumbo por Internet. Puede restringir su acceso a ciertos sitios o redes sociales cuando prefiera trabajar o hacer otra cosa.

Parte 2 Evita las distracciones

1. 
   

   
   Identifica las distracciones en tu vida. Las distracciones constantes son la mayor amenaza para la buena gestión del tiempo. Debe comprender qué actividades o qué individuos tienden a perder su tiempo. Ya sea que se trate de un amigo que nunca deja de hablar o de un placer culpable que lo aleja de su trabajo, debe encontrar formas de evitar cualquier cosa que le haga perder el tiempo.
   • Si pasas mucho tiempo en algo que no produce los resultados deseados, probablemente debas evitar una distracción en tu vida.
   • Si trabaja en una oficina, probablemente piense en muchos de sus colegas como distracciones. Evite conversaciones innecesarias cuando tenga cosas que hacer. Sin embargo, no olvide que su actitud en la oficina es tan importante para el progreso de su carrera como sus habilidades de gestión del tiempo, por lo que no debe ser malo.

2. 
   

   
   Evite largas conversaciones por teléfono. Si pasa mucho tiempo colgando en el teléfono, es posible que deba ajustar sus hábitos de conversación. A menudo, puede lograr resultados más rápidos con conversaciones cara a cara en lugar de conversaciones telefónicas, por lo que necesita reducir la cantidad de tiempo que pasa colgado de la línea.
   • Muchas conversaciones telefónicas, especialmente al principio o al final, incluyen discusiones innecesarias o innecesarias. Las personas tienden a desviarse del tema mientras están hablando por teléfono, por lo que debe prestar atención. En las reuniones cara a cara, te sientes más obligado a discutir solo el tema que te interesa. Esto sucede porque no hay otras distracciones cuando estás frente a la persona que llama.

3. 
   

   
   No pases demasiado tiempo en Internet. Muchas personas usan la red como una herramienta importante para realizar tareas que deben hacerse. Sin embargo, hay muchos que se entregan a leer artículos inútiles o noticias deportivas o ver fotos de estrellas, gatos o cachorros. Manténgase enfocado mientras usa Internet. Hay programas que puede instalar que bloquean ciertas aplicaciones, sitios y dominios para ayudar a reducir las distracciones que ofrece la web.
   • Evita Facebook y otros sitios de redes sociales cuando se supone que debes concentrarte en otra cosa.
   • También perderá mucho tiempo buscando varios temas en Google. Puede pensar en hacer una búsqueda rápida en un solo tema y, antes de darse cuenta, pasó tres horas buscando en las profundidades de la red.

4. 
   

   
   Use una señal de "no molestar". Probablemente conozca este letrero que cuelga en la puerta de las habitaciones del hotel. Puede ser igual de efectivo en la oficina o en su lugar de trabajo. Puede recoger este tipo de letrero recogiendo el que está en el próximo hotel donde se hospedará o imprimiendo uno en casa que pueda colgar en la puerta de su oficina cuando sea necesario. Esto lo ayudará a evitar el riesgo de conversaciones innecesarias que lo distraerán de su trabajo.
   • Si trabaja en casa, es esencial tener un espacio dedicado solo para el trabajo. No trabaje en las áreas comunes de la casa ya que la consola de TV, teléfono o videojuegos podría distraerlo fácilmente de su trabajo.

5. 
   

   
   Tómese el tiempo para las inevitables distracciones. Hay algunas distracciones que las personas simplemente no pueden evitar. A veces es su jefe quien viene a usted para discutir cosas y otros o un miembro mayor de su familia que necesita ayuda con cosas simples. Cualesquiera que sean estas distracciones inevitables, si se prepara con anticipación, no interferirán con el tiempo que necesita para otros proyectos o actividades que debe completar.

Parte 3 Usa tu tiempo de manera efectiva

1. 
   

   
   Escribe todo No confíe en su memoria para completar las tareas que necesita completar. Escriba todo lo que tiene que hacer en un solo lugar y esté preparado para consultar esta lista a menudo para lograr sus objetivos.
   • Incluso si la tarea en cuestión le parece menor o secundaria, anótelo. Su calendario debe estar lleno de pequeños comentarios como "llamar a John", "buscar márgenes de beneficio" o "enviar uno al jefe".
   • Mantenga un cuaderno con usted constantemente para anotar las tareas que aparecen. Cree que recordará escribirlos más tarde, pero no lo hará.

2. 
   

   
   Usa un calendario. Al agregar un calendario simple a sus herramientas que lo ayuden a organizar, puede organizar su tiempo de manera más eficiente. Escriba nuevos plazos, tareas o reuniones cuando se sumen a su horario. Tómese el tiempo todas las mañanas para volver a leer su calendario para averiguar qué hay por delante.

3. 
   

   
   Evita trabajar en exceso. Organice su agenda para evitar tener demasiadas cosas que hacer o ser responsable de demasiados proyectos al mismo tiempo. Verifique su calendario antes de aceptar cualquier cosa para asegurarse de tener tiempo. Esto te ayudará a mantenerte organizado y a revisar tu calendario con regularidad.

4. 
   

   
   Elimina las distracciones. Organice su tiempo productivamente eliminando elementos que podrían ser distracciones o que le hagan perder de vista su objetivo o llegar tarde. Mantenga los televisores y las consolas de juegos lejos de la habitación donde estudia o paga facturas para concentrarse solo en las tareas que deben realizarse primero y mantener los pasatiempos para más tarde.

5. 
   

   
   Organiza tus tareas. Administre su tiempo de manera eficiente al organizarse para hacer algunas tareas importantes o urgentes primero. Anótelo en su calendario resaltándolo con un marcador de color especial o colocando una pegatina. Tenga cuidado con estas actividades urgentes primero para darse el tiempo suficiente para terminarlas, luego trabaje en actividades menos urgentes una vez que termine las primeras.
   • No dude en cambiar sus prioridades de vez en cuando. Hay cosas que pueden aparecer en el último minuto y que rápidamente requieren su atención. Tendrá que dejar de hacer lo que está haciendo y, a veces, reenfocar su energía y tiempo en una actividad de último minuto. Solo asegúrese de que no suceda con demasiada frecuencia.
   • Si te das cuenta de que constantemente estás reorganizando tus prioridades durante el día, algo está mal. Incluso si tiene que esperar ajustes menores en el uso del tiempo, si tiene que hacer cambios constantes, puede ser porque no organizó adecuadamente sus actividades desde el principio.

6. 
   

   
   Se realista. Dese un tiempo realista para completar cada una de sus tareas. Si crees que una actividad tomará de media hora a una hora en completarse, date una hora. Al mantenerse realista sobre cuánto tiempo durará una actividad, evita sobrecargarse o llegar tarde.
   • Siempre es mejor prevenir que curar y darle más tiempo del que necesita. Si finaliza su tarea antes, puede pasar a la siguiente tarea, lo que no debería afectar su productividad.

7. 
   

   
   Organizar las actividades básicas. No olvide contar el tiempo que necesita para realizar actividades básicas como comidas o ducharse. Esto puede parecer natural para usted, pero es importante tomarse el tiempo para hacerlas entre sus otras actividades para asegurarse de no olvidarlas o no llegar tarde.

8. 
   

   
   Utiliza un sistema de recordatorios. Configure un sistema de recordatorios simples además de su agenda para ayudarlo a recordar tareas importantes y plazos. Use post-its o alertas en su teléfono a ciertas horas del día para recordar hacer algo o planificar una actividad. Este sistema te ayudará a no olvidar nada.
   • Evite depender de otros para recordar lo que tiene que hacer. Probablemente te olvidarán como tú te olvidarías a ti mismo.
   • Si tiene algo muy importante que hacer, organice muchos recordatorios. Podrías ignorar un post-it o una alerta en el teléfono.

9. 
   

   
   Pide ayuda Pídale a alguien que lo ayude o delegue tareas más simples si es necesario. Te ayudarás a administrar tu horario si te enorgulleces y le pides a alguien que haga tareas simples, como ayudar con las tareas del hogar o preparar la cena cuando estás ocupado.
   • Asegúrese de delegar sus responsabilidades a personas calificadas. No es suficiente terminar la tarea en cuestión, también desea que se haga bien.
   • No tome el hábito de pedir constantemente ayuda a sus colegas. Esto indica que no sabe cómo administrar su tiempo. Serás perezoso y desmotivado.

10. 
    

    
    Evalúa tu productividad. De vez en cuando, es necesario dar un paso atrás y analizar lo que ha logrado, la calidad de su desempeño y el tiempo que le llevó. Al conocer estos aspectos de su trabajo y su vida, podrá hacer cambios en su horario y sus hábitos diarios, lo que podría producir resultados sorprendentemente efectivos.

11. 
    

    
    Recompensarse. Si trabajas duro o demasiado, alcanzarás una etapa de agotamiento y te será difícil concentrarte incluso en las tareas más simples. Luego, debe tomarse un momento de vez en cuando para celebrar lo que ha logrado y recompensarse haciendo algo que realmente ama.
    • Asegúrese de pasar su tiempo libre divirtiéndose. Apague el teléfono y evite responder sus preguntas. Si mezclas trabajo y placer, no te divertirás y acumularás fatiga.
    • Si trabaja lunes o viernes, descanse el fin de semana. Si acaba de trabajar tres meses sin descanso en el mismo proyecto, tómese unas vacaciones una vez que haya terminado.